تلتزم إدارة المخاطر والالتزام في إطار عملها بالاستقلالية، ما يضمن توفر إجراءات فاعلة لوصول المعلومات الكافية لمتخذي القرار وعلى مختلف المستويات.
كما تلتزم الإدارة منهجية تقوم على تحديد أفضل الأساليب والطرق للتعامل مع المخاطر الداخلية والخارجية المحتملة، وفقًا لأهداف محددة، مع اعتماد سياسة تفصيلية واضحة من قبل لجنة المراجعة والمخاطر التابعة لمجلس الإدارة، ومراجعتها بشكل دوري، وتقييم مدى الالتزام في تطبيقها.
من جانبه يبذل مجلس الإدارة جهودًا كبيرة في تدعيم أنظمة الرقابة الداخلية في البنك، وتأهيل الكادر المستمر؛ بما يضمن الالتزام بكافة القوانين والأنظمة والتعليمات الإدارية والتشريعات السارية، والمتابعة الحثيثة لأعمال الإدارة، والمراجعة الدورية للإدارة والمراجع الخارجي؛ بهدف الوصول بالمؤسسة إلى درجة عالية من الالتزام بالقوانين والتشريعات والضوابط الصادرة عن البنك المركزي الجيبوتي وأجهزة الدولة المعنية والمؤسسات الدولية، خاصة مجموعة العمل المالي (فاتف) ولجنة بازل، ومتابعة التقارير الدورية اللازمة ونتائجها، والالتزام بالمعالجة وفقًا لما هو متعارف عليه في هذا الإطار.
من هذا المنطلق اعتمد مجلس إدارة البنك دليل إجراءات العناية الواجبة، ودليل سياسة مكافحة غسل الأموال وتمويل الإرهاب.
كما يحرص مجلس إدارة بنك سبأ الإفريقي بتنفيذ أعلى مستويات من الشفافية والالتزام بالأنظمة والقواعد والمبادئ التوجيهية المطبقة على مكافحة غسل الأموال وتمويل الإرهاب، وفقاً للقانون والتعليمات التوضيحية الصادرة عن الحكومة الجيبوتية، والبنك المركزي الجيبوتي، والتعليمات والتوصيات الصادرة عن المنظمات الدولية إضافة ألى قيام المراجعين الداخليين لدى البنك بفحص مدى كفاية سياسات وإجراءات مكافحة غسل الأموال وتمويل الإرهاب، وتطبيقها داخل البنك، وذلك بجانب دور المراجع الخارجي الذي يتولى مراجعة أنظمة مكافحة غسيل الأموال وتمويل الإرهاب؛ وبهذا الخصوص قام بنك سبأ سياسات وإجراءات داخلية لمكافحة مخاطر غسل الأموال وتمويل الإرهاب لضمان الالتزام بمتطلبات الجهات الرقابية المحلية والدولية.
يطبق بنك سبأ الإفريقي التدابير اللازمة لحظر الاتي:
- التعامل مع الأشخاص أو البنوك أو المؤسسات الوهمية.
- فتح حسابات بأسماء وهمية أو رقمية.
كما يطبق بنك سبأ الإفريقي التدابير اللازمة للحصول على المعلومات التي تكشف الهوية الحقيقية للعملاء، لضمان مشروعية الأنشطة التي يقومون بها.
كما يطبق بنك سبأ الإفريقي سياسات وإجراءات مكتوبة للإبلاغ عن المعاملات المشبوهة غير العادية الى وحدة جمع المعلومات المالية بالبنك المركزي الجيبوتي.
يحتفظ البنك ببيانات العملاء والمراسلات والملفات الخاصة بهم لمدة عشر سنوات على الأقل من تاريخ إتمام العملية، أو إغلاق الحساب.
اعتمد البنك سياسات تدريب نوعي لجميع كوادره كجزءً من نشر ثقافة الالتزام على كافة المستويات الإدارية، مع التأكيد على تنفيذ متطلبات التشريعات الدولية، كقانون الامتثال الضريبي الأمريكي (FATCA)، بالتزامن مع تنفيذ العديد من البرامج التدريبية على المستوى الداخلي والخارجي في مجال مكافحة غسل الأموال وتمويل الإرهاب؛ لتزويد كادر البنك بأحدث الإجراءات والممارسات المرتبطة بهذا المجال. ولمواكبة الإجراءات والمعايير الدولية بالخصوص.
ولضمان تحقيق نقلة نوعية في مجال الالتزام؛ استخدم البنك (FCM, TEMENOS) كواحد من أفضل الأنظمة العالمية.حيث يتخذ البنك جميع الإجراءات اللازمة للتعرف أو إعادة التعرف على العملاء؛ لتحديد الأشخاص الخاضعين للضرائب الأمريكية، وتقديم البيانات المالية والتقارير الدورية عنهم إلى مصلحة ضرائب الدخل الأمريكية، بعد الحصول على موافقتهم.
وقد اعتمد مجلس الإدارة الهيكل الإداري للبنك، وحدد المهام والمسئوليات المرتبطة بالهيئات التنفيذية، واللجان المرتبطة بمجلس الإدارة، وتشكيل لجنة المراجعة والمخاطر واللجنة التنفيذية، بما يضمن عملها بشكل مستقل، وتفعيل جميع اللجان الداخلية للإدارة التنفيذية.
اشتملت سياسة حوكمة بنك سبأ الأفريقي على تحديد مسئوليات مجلس الإدارة المتضمنة:
- التأكد من أن إدارة البنك تتم بشكل صحيح، وضمن إطار القوانين النافذة ذات العلاقة، والتعليمات الصادرة عن البنك المركزي الجيبوتي، والسياسات الداخلية للبنك، وبما يضمن إدارة البنك بطريقة آمنة وسليمة والمحافظة على حقوق المودعين ومصالح المساهمين والموظفين والجهات الأخرى ذات العلاقة.
- التأكد من تطبيق نظام الحوكمة وأنظمة الرقابة الداخلية مع مراجعة فعاليتها دوريًا.
- وجود إدارة مراجعة داخلية تتمتع بالاستقلالية وتوفير كافة الاحتياجات اللازمة لذلك.
- تطبيق سياسة تنظم وتحدد المعاملات مع الأطراف ذات العلاقة والمصالح المرتبطة بهم، والتأكد من أن تنفيذ أي عملية لأي من الأطراف ذات العلاقة والمصالح المرتبطة بهم تتم بشكل عادل ودون تفضيل، والإفصاح عنها في حينه وبشكل فوري وسليم، مع التأكد من عدم وجود أي تعارض في المصالح.
- يعمل مجلس الإدارة، بناء على التقارير الدورية المرفوعة له من خلال لجنة المراجعة والمخاطر والمراجعة الداخلية والخارجية، على مراجعة أداء البنك وتقييم أعماله، كفاءة إدارته، وتحديد الانحرافات والتجاوزات، وتحليل أسبابها، وتحديد المسئولين عنها، والمحاسبة عليها، وإصدار التعليمات اللازمة لمعالجتها والحد من تكرارها.